Bc. Helena Šípková
vedoucí oddělení správy dokumentů
životopis
Oddělení správy dokumentů, které je podřízeno řediteli KÚ, zajišťuje tyto úkoly:
- příprava a zadávání veřejných zakázek ve své působnosti;
- zabezpečuje administrativní podporu Ř/ÚCL, dalším osobám v přímé podřízenosti Ř/ ÚCL, včetně ukládání a skartování všech určených písemností, zajišťování personálních administrativních činností (docházka, dovolené, evidence přesčasů apod.);
- organizuje a případně zajišťuje pro Ř/ÚCL a Ř/KÚ všechny služební cesty;
- archivuje veškeré zprávy ze zahraničních služebních cest a vede další dokumentaci zahraničních služebních cest Ř/ÚCL a Ř/KÚ;
- za ÚCL spravuje centrální registr administrativních budov CRAB;
- vede evidenci smluv uzavíraných ÚCL a uchovává jejich originály, zajišťuje publikaci smluv v registru smluv;
- zajišťuje evidenci všech veřejných zakázek ÚCL v NEN, jejich kontrolu a administruje veřejné zakázky zejména s ohledem na uveřejňování jednotlivých dokumentů, neurčí-li Ř/KÚ jinak;
- odpovídá za plnění povinnosti ÚCL dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, zejména zpracovává texty povinně zveřejňovaných informací, výroční zprávu a odpovídá za centrální evidenci poskytovaných informací (dle směrnice ÚCL-134 Poskytování informací podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím);
- administrativně zajišťuje přípravu aktů řízení a vede jejich evidenci;
- zajišťuje nákup kancelářských potřeb pro KÚ a Ř/ÚCL;
- usměrňuje, koordinuje a nastavuje systém spisové služby včetně zpracování návrhů příslušných vnitřních předpisů (Spisový a skartační řád ÚCL);
- odpovídá za plnění povinností dle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, (příjem dokumentů na ÚCL, evidence dokumentů, rozdělování a oběh dokumentů, jejích vyřízení, odesílání a ukládání dokumentů);
- odpovídá za plnění povinností dle zákona č. 421/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů;
- odpovídá za příjem dokumentů určených k uložení do spisovny ÚCL, za zapůjčování dokumentů ze spisovny ÚCL a sledování jejich zpětného vrácení do spisovny ÚCL.
